Документальна екосистема закупівлі: як правильно сформувати тендерну документацію

Документація є юридичною основою будь-якої закупівлі. Слід розрізняти два ключових поняття:

Закупівельна документація — широке узагальнююче поняття, що охоплює весь пакет документів на всіх етапах:

• Обґрунтування потреби

• Річний план закупівель

• Технічні вимоги

• Проєкт договору

• Тендерна документація (як складова частина)

• Протоколи, рішення, звіти тощо

Тендерна документація (ТД) — конкретний, юридично визначений документ у процедурі відкритих торгів, який публікується в системі Prozorro та регулює участь у тендері. Вона містить інструкції, критерії оцінки, вимоги до пропозицій та кваліфікаційні критерії.

Елементи закупівельної документації: поради та ризики

1. Обґрунтування потреби

• Чим передбачено: Стаття 5 Закону України «Про публічні закупівлі» (принципи ефективності), бюджетне законодавство (цільове використання) та Постанова КМУ №710 «Про ефективне використання державних коштів».

• Практичні поради:

  • Чітко фіксуйте, що купуємо, навіщо та який очікуваний результат.

  • Уникайте загальних розмитих формулювань (наприклад, «для потреб установи»).

  • Прив'язуйте закупівлю до конкретних KPI або функцій (забезпечення безперервної роботи, виконання програми).

  • Підтверджуйте обсяги цифрами й статистикою минулих років.

2. Річний план закупівель

• Чим передбачено: Стаття 4 Закону, обов'язкова публікація через Prozorro.

• Практичні поради:

  • Не дробіть предмет закупівлі штучно — це серйозний ризик порушення.

  • Використовуйте правильний код ДК 021:2015.

  • План — це «живий документ», тому своєчасно вносьте до нього зміни.

  • Підтверджуйте очікувану вартість розрахунком (аналіз ринку, комерційні пропозиції).

3. Технічні вимоги (Специфікація)

• Чим передбачено: Стаття 22 Закону, принцип недискримінації (ст. 5).

• Практичні поради:

  • Описуйте предмет через функціональні характеристики, а не під конкретний бренд.

  • Якщо бренд усе ж згадується — обов'язково додавайте примітку «або еквівалент».

  • Уникайте «зайвих» параметрів, які штучно звужують конкуренцію.

  • Чітко зазначайте одиниці виміру, обсяги, місце та строки поставки.

  • Завжди перевіряйте, чи спроможний ринок реально виконати ваші вимоги.

4. Проєкт договору про закупівлю

• Чим передбачено: Стаття 41 Закону, пункт 19 Особливостей, Господарський кодекс.

• Практичні поради:

  • Включайте всі істотні умови: предмет, ціна, строки, порядок оплати.

  • Не закладайте «ризикові» умови (наприклад, право на односторонню зміну договору без законних підстав).

  • Чітко прописуйте механізм внесення змін відповідно до чинного законодавства.

  • Узгоджуйте умови оплати й авансування з бюджетними обмеженнями.

  • Проєкт договору має повністю відповідати умовам ТД.

5. Тендерна документація (Загальні поради)

• Чим передбачено: Стаття 22 Закону.

• Практичні поради:

  • Не перевантажуйте ТД зайвими вимогами до учасників.

  • Встановлюйте лише ті кваліфікаційні критерії, які реально плануєте перевіряти.

  • Вимоги до документів мають бути чіткими (формат, строк дії, наявність підпису).

  • Уникайте «копіпасту» старих ТД без їх актуалізації під нову закупівлю.

  • Ретельно перевіряйте внутрішню логіку документа, щоб вимоги не суперечили одна одній.

6. Протоколи, рішення, звіти

• Чим передбачено: Норми Закону та вимоги електронної системи Prozorro.

• Практичні поради:

  • Обов'язково фіксуйте мотивування ухвалених рішень, а не лише фінальний результат.

  • Суворо дотримуйтесь хронології (дати, підстави).

  • Уникайте сухих формальних фраз типу «відповідає/не відповідає» без розгорнутого пояснення.

  • Пишіть тексти документів так, щоб вони могли впевнено витримати перевірку ДАСУ.

Структура та наповнення тендерної документації (ТД)

Загальна інформація та Інструкція

• Загальні дані: Зазначаються назва замовника, код ЄДРПОУ, місцезнаходження, предмет закупівлі з кодом ДК 021:2015, очікувана вартість, процедура та джерело фінансування. Назва предмета має суворо збігатися з планом у Prozorro.

• Інструкція з підготовки пропозиції: Має чітко визначати мову пропозиції, спосіб подання, формат документів (PDF, КЕП тощо), строк дії пропозиції та вимоги до оформлення (скан, оригінал чи копія). Максимальна чіткість мінімізує кількість помилок і подальших відхилень.

1. Кваліфікаційні критерії (ст. 16 Закону) та зони ризику

• Матеріально-технічна база:

  • Що перевіряємо: Чи має учасник необхідні ресурси для виконання умов договору (техніку, обладнання, приміщення).

  • Як формулювати: Писати вимоги без надлишковості, з чіткою прив'язкою до предмета закупівлі. Приклад: «наявність обладнання, необхідного для постачання/виконання...».

  • Документи-підтвердження: Довідка у довільній формі, за обґрунтованої потреби — документи на право власності або чинні договори оренди.

  • Типові помилки (зони ризику): Вимога конкретних марок чи моделей техніки; вимога виключно права власності (заборона оренди чи лізингу); внесення до переліку обладнання, яке взагалі ніяк не впливає на процес виконання.

• Кваліфікація персоналу:

  • Що перевіряємо: Чи є в учасника люди, які реально здатні та мають право виконати договір.

  • Як формулювати: Визначати мінімально необхідний склад працівників, не перевантажуючи ТД зайвими вимогами. Приклад: «наявність працівників відповідної кваліфікації, що мають необхідні знання та досвід».

  • Документи-підтвердження: Довідка про персонал, дипломи/сертифікати (якщо це законодавчо обґрунтовано), накази, трудові книжки або цивільно-правові договори.

  • Типові помилки (зони ризику): Вимога специфічної кількості людей без належного обґрунтування; вимога вузьких сертифікатів «під одного» конкретного учасника; вимога лише штатних працівників із повним ігноруванням договорів ЦПХ.

• Досвід виконання аналогічних договорів:

  • Що перевіряємо: Чи має учасник практичний досвід виконання схожих завдань.

  • Як формулювати: Чітко визначити критерій «аналогічності» через предмет закупівлі, код ДК або конкретний характер робіт/послуг.

  • Документи-підтвердження: Довідка про виконані договори, копії самих договорів, акти виконання або офіційні листи-відгуки від попередніх замовників.

  • Типові помилки (зони ризику): Трактування «аналогічний = ідентичний» (занадто звужує ринок); вимога досвіду роботи виключно з бюджетними установами; вимога надмірної кількості договорів чи конкретного року виконання без підстав.

• Фінансова спроможність:

  • Що перевіряємо: Здатність учасника фінансово потягнути виконання договору (великі суми, довгострокові договори, значна відстрочка платежу).

  • Як формулювати: Встановлювати вимоги пропорційно та просто.

  • Документи-підтвердження: Офіційна фінансова звітність (баланс, форма №2) або податкова декларація (для ФОП).

  • Типові помилки (зони ризику): Завищені вимоги, що обмежують конкуренцію; складні або незрозумілі математичні формули розрахунку; дискримінація фізичних осіб-підприємців (ФОП).

Принцип пропорційності: Критерії мають бути достатніми для перевірки, але не надмірними. 

Приклад порушення: закупівля на 500 тис. грн — вимога аналогічного досвіду на 10 млн грн.

2. Підстави для відмови в участі (Стаття 17 Закону)

• Антикорупційні та кримінальні ризики: спроба впливу, корупційні правопорушення, судимість за корисливі злочини, використання дитячої праці.

• Антиконкурентна поведінка: змова учасників (знаходження в «чорному списку» АМКУ).

• Конфлікт інтересів: наявність пов'язаних осіб.

• Фінансовий і правовий статус: банкрутство, наявність податкового боргу, перебування під санкціями, відсутність даних в ЄДР.

Де та як замовник перевіряє інформацію онлайн:

• Корупційні правопорушення (п. 2, 3 ст. 17) : Перевіряються через Національне агентство з питань запобігання корупції (НАЗК). Пошук здійснюється у відкритому реєстрі по фізичних та юридичних особах із можливістю безкоштовно сформувати довідку онлайн.

• Антиконкурентні узгоджені дії (п. 4 ст. 17) : Перевіряються через Антимонопольний комітет України (АМКУ). Використовується так званий «Чорний список» АМКУ (розділ рішень про порушення законодавства) для перевірки «змовників».

• Банкрутство / припинення діяльності (п. 8 ст. 17) : Перевіряється через Єдиний державний реєстр (ЄДР) юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців. Дозволяє оперативно дізнатися статус компанії, наявність процедури припинення або банкрутства.

• Перебування під санкціями (п. 11 ст. 17) : Перевіряється через офіційний санкційний портал Ради національної безпеки і оборони (РНБО). Ця перевірка є суворо обов'язковою для замовника.

• Наявність податкового боргу (п. 13 ст. 17) : Перевіряється через Державну податкову службу України (ДПС). Пошук здійснюється через відкриті дані або спеціальний онлайн-сервіс ДПС для перевірки заборгованості.

• Судимість посадових осіб : Перевіряється через Міністерство внутрішніх справ України (МВС). Повну електронну довідку про несудимість замовнику надає безпосередньо переможець торгів.

• Судові спори : Перевіряються додатково через Єдиний державний реєстр судових рішень для виявлення потенційних правових ризиків учасника.

• Комплексна експрес-перевірка : Здійснюється через комерційні сервіси-агрегатори, такі як YouControl або Opendatabot. Вони збирають дані про санкції, податки, суди та зв'язки компанії в одному зручному інтерфейсі.

Критерії та методика оцінки пропозицій

Оцінка може відбуватися як виключно за ціною (найчастіший варіант), так і з використанням нецінових критеріїв (якість, гарантія, строк виконання, умови оплати тощо). Нецінові критерії є доцільними для складних послуг, IT-сфери, консалтингу та проєктування.

Сума ваги всіх критеріїв (ціна + нецінові) повинна суворо дорівнювати 100% (наприклад: ціна — 70%, гарантія — 15%, строк поставки — 15%).

Системи оцінки:

• Бальна система: Учаснику нараховуються бали відповідно до чітко визначеної шкали. Приклад: 12 місяців гарантії — 0 балів; 24 місяці — 5 балів; 36 місяців — 10 балів.

• Формульна (математична) система: Бали розраховуються за пропорційними математичними формулами.

Типові помилки оцінки: розмиті формулювання критеріїв («краща якість» замість вимірних параметрів); відсутність чіткої шкали; дублювання кваліфікаційних критеріїв у нецінових; занадто складні формули, які неможливо перевірити документально.

3. Забезпечення тендерної пропозиції та виконання договору

• Забезпечення тендерної пропозиції — гарантія того, що учасник не відкличе свою пропозицію до завершення торгів і підпише договір у разі перемоги. Найчастіше вимагається у вигляді електронної банківської гарантії з накладеним КЕП. Строк її дії не може бути меншим за строк дії самої пропозиції. 

Типові помилки: нечіткі вимоги до тексту гарантії, відсутність реквізитів замовника, подача паперового/неелектронного документа.

• Забезпечення виконання договору — захист замовника від невиконання або неналежного виконання постачальником умов контракту. Подається у формі банківської гарантії або депозиту до або на дату підписання договору. Розмір встановлюється у відсотках від вартості договору. 

Типові помилки: штучно завищений розмір (що провокує скарги); розмиті підстави для стягнення коштів; відсутність логічного узгодження з текстом самого договору.

Додаткові блоки ТД: строки, помилки та інші умови

• Строки процедури: У ТД має бути чітко відображена та узгоджена логіка всіх часових меж — кінцевий строк подання пропозицій, період уточнень та строки розгляду.

• Опис формальних (несуттєвих) помилок: Обов'язково включайте до ТД опис формальних помилок, які не призводять до дискваліфікації учасника. За основу береться Наказ Мінекономіки від 15.04.2020 № 710. Це надійний інструмент захисту від безглуздих оскаржень та формальних відхилень.

• Інша інформація (Додаткові умови): Дозволяється включати графіки робіт, логістичні особливості, вимоги до безпеки на об'єкті тощо. Проте пам'ятайте: додаткові умови за жодних обставин не можуть суперечити Закону, створювати дискримінацію або підміняти собою кваліфікаційні критерії.

Головний висновок

Закупівля виграється або програється ще на етапі підготовки документації. Якість вашої ТД безпосередньо визначає рівень здорової конкуренції та фінальний результат. Грамотно і симетрично складена документація — це найкраща відсутність будь-яких підстав для скарг в АМКУ та зауважень з боку ДАСУ.